Un administrador es alguien capaz de planificar actividades, gestionar recursos y liderar personal dentro de una organización, donde todos sus esfuerzos deben estar alineados a la estrategia principal, sin perder de vista la cultura de trabajo.
¿Cuáles son las funciones de un administrador?
Si eres parte de una organización que necesita contratar personal para el área administrativa o más bien, estás considerando estudiar esta carrera, pero necesitas conocer el rol que ejerce un administrador. Por lo tanto, si ese es el caso, vamos a explicarte cuáles son:
Crear estrategias
- Analizar la situación de la empresa para identificar oportunidades y riesgos de mercado.
- Ayudar a definir a la organización sus objetivos a corto y largo plazo, según la estrategia que se vaya a aplicar.
- Desarrollar políticas internas que ayuden a definir límites respecto al trabajo.
Gestión de recursos
- Velar en que los recursos financieros, materiales y el esfuerzo del personal se utilicen de manera eficiente.
- Documentar o grabar los procesos de trabajo para que los nuevos integrantes puedan capacitarse.
- Negociar con proveedores o clientes para obtener acuerdos.
Liderazgo de equipo
- Coordinar las actividades de los empleados y apoyarlos durante su proceso.
- Mantener informado al personal respecto a los objetivos que se van a ejecutar en el tiempo.
- Velar en que el equipo pueda tener un ambiente de trabajo saludable.
Monitorear los resultados
- Introducir en conjunto con el equipo de tecnología, sistemas de registros para medir los resultados.
- Monitorear actividades a través de métricas para tomar decisiones informadas.
- Realizar reportes trimestrales para sus superiores, sobre los resultados alcanzados.
¿Por qué es importante un administrador y qué riesgos se asumen si no se contratan?
Toda organización que desee el éxito de sus proyectos tanto como la buena coordinación de recursos, necesitará ayuda administrativa, especialmente si continúa creciendo. Por esta razón, queremos explicar los riesgos que se asumen cuando no se cuenta con ellos, que son:
Un caos a nivel organizacional
Si cada integrante del equipo no tiene claro cuáles son sus responsabilidades y los límites de sus puestos, existirá la posibilidad de que tengan mucha carga de trabajo todo el tiempo, dejando las tareas esenciales en segundo plano.
Mala gestión de los recursos
Al no contar un administrador, se asume el riesgo potencial de que los recursos sean mal empleados. Esto significa crear más problemas innecesarios de los que ya tiene la organización, y que pueden tener un impacto negativo que se refleja en pérdidas económicas, personal y clientes.
Problemas de comunicación interna
Cuando una empresa va creciendo, tendrá que tratar de mantener viva la comunicación interna, de lo contrario, los esfuerzos entre el equipo de trabajo no estarán del todo alineados a los objetivos de la empresa, creando malentendidos que harán perder tiempo. Esto hace que la cultura de la organización vaya perdiendo valor y los proyectos queden incompletos.
Malas decisiones en la empresa
Aunque exista un plan definido, siempre existirán momentos que requerirá improvisar y tomar decisiones tácticas, claro está, sin perder de vista la meta. Por lo tanto, la ausencia de un administrador hará que en situaciones no planeadas, la empresa no pueda aprovechar mejores oportunidades, que ayuden a continuar con el plan inicial.
Falta de seguimiento y control
Puedes que tengas la mejor estrategia del mundo, pero si no existe un seguimiento para garantizar que se cumpla, todo el esfuerzo de planeación solo estará en papel. En cambio, un administrador puede desempeñarse como supervisor, para velar que los procesos del plan continúen ejecutándose.
¿Qué estudiar para ser un administrador?
Si tu interés es desarrollar habilidades administrativas, para ejercer puestos de trabajo que lo requieran o gestionar mejor tus negocios, puedes considerar hacer algunos de los puntos que vamos a comentarte:
Estudiar un grado en Administración de empresas
Participar en este tipo de estudios universitarios, puede proporcionar una base sólida sobre la contabilidad, economía, marketing y liderazgo. Esto te ayudará a comprender mejor cómo funcionan las organizaciones.
Cursar en programas de MBA
Un MBA es una maestría en administración de empresas, para aquellos que desean profundizar mucho más en su carrera empresarial. A diferencia de un grado, el MBA se enfoca en temas más avanzados respecto al liderazgo, finanzas y la gestión de empresas a nivel global.
Estudiar libros relacionado a la gestión y liderazgo
Además de estudiar en la universidad o adquirir un MBA, también puedes considerar la opción de estudiar de forma autónoma por medio de libros. Sin embargo, debes asegurarte de comprar libros de autores reconocidos y que tengan resultados que lo respalden, por lo que sería prudente conocer los comentarios de otros compradores que hayan aplicado sus teorías.
¿Qué actitud mental se requiere para ser un buen administrador?
Es cierto que se necesitan habilidades técnicas para trabajar en el mundo administrativo, pero lo esencial también, es la disposición y el estado emocional que se necesita para ejercerlo. Por ejemplo:
- Inteligencia emocional para manejar y resolver conflictos.
- Tener una alta adaptabilidad debido a que el mundo empresarial es muy dinámico.
- Capacidad analítica para evaluar y trabajar en base a resultados.
- Tener mucha atención al detalle, para descubrir oportunidades donde otros no las ven.
- Haber desarrollado resiliencia para continuar con el plan, cuando las cosas no salen como se desea.
- Debe contar con una visión sistemática para organizar y estructurar procesos.
- Mantener un compromiso en los estudios administrativos, para descubrir mejores formas de gestión.
- Ser alguien totalmente apasionado en el mundo administrativo.
¿Dónde puede trabajar un administrador?
La verdad es que el administrador no tiene limitaciones, cuando se habla a qué sectores del mercado pueda trabajar, ya que, si recordamos, su función principal será la de planificar, coordinar y gestionar, por lo tanto, estaríamos hablando de tareas claves para cualquier organización. Teniendo en cuenta todo esto, podríamos comentar algunos como ejemplos, que son:
Sector manufacturero
Su labor será la de supervisar los procesos de producción, asegurar que se cumpla el control de calidad y gestionar la cadena de suministros. También optimizar las operaciones serán claves de su trabajo, para ayudar a reducir los costos de fabricación a las empresas.
Sector financiero
Las instituciones bancarias, aseguradoras y empresas de inversión necesitan supervisar sus operaciones financieras, por igual, mitigar los riesgos mientras crecen. Esto significa, que necesitarán personal administrativo para trabajar.
Sector tecnológico
Las empresas tecnológicas se manejan en una dimensión muy cambiante y acelerada, sobre todo si desean mantenerse en el mercado. Pero no pueden hacerlo de forma sostenible, si no cuentan con administradores.
Sector de entretenimiento
Los administradores serán los encargados de la producción y coordinación de eventos, festivales o conciertos. Su objetivo será alinear al equipo técnico, marketing y artístico hacia el desarrollo del proyecto, así poder ofrecer a la audiencia, una actividad de entretenimiento que puedan disfrutar.
Sector de construcción
Cuando se trata de trabajos de bienes raíces e infraestructura, sí o sí se necesitarán trabajar con cronogramas, presupuestos, normativas de calidad y seguridad, por igual, saber negociar con proveedores para garantizar la continuidad de los proyectos.
